Mnogi preduzetnici se ponose sposobnostima da brzo rešavaju probleme. To im je pomoglo da prvo pokrenu kompaniju, zatim da prebrode krize i donose dobre odluke pod pritiskom. Ali, postoji trenutak kada upravo ta veština postaje prepreka daljem rastu. Ovako to vidi savetnik i analitičar Dejvid Finkel.
„Ako se isti problem iznova vraća, više nije reč o lošoj sreći, nepažnji zaposlenih ili nesrećnom spletu okolnosti. To je znak da poslovni sistem ne funkcioniše kako bi trebalo“ piše Finkel koji je ujedno i preduzetnik i autor više knjiga a prenosi Bonitet.com.
Finkelova je ocena da je najveća greška vlasnika kompanija što postaju vrhunski „vatrogasci“, umesto da grade sistem koji sprečava da uopšte dođe do požara .
Problemi se ponavljaju s razlogom
„Kašnjenje isporuka, nesporazumi između timova, nejasne cene, isti prigovori kupaca ili greške koje se ponavljaju iz meseca u mesec retko su izolovani incidenti. Mnogo češće predstavljaju signal da je negde u procesu nastala pukotina. Umesto da se svaki put traži najbrže rešenje, korisnije je postaviti drugačije pitanje: zašto se isti problem ponovo pojavio?
Svaki obrazac koji se ponavlja govori da nešto nedostaje – jasno definisan proces, podela odgovornosti ili način rada koji bi sprečio da se greška ponovi“ piše Finkel.
Ne popravljajte posledicu, već uzrok
Najlakše je rešiti problem koji je upravo nastao i nastaviti dalje. Međutim, takav pristup samo odlaže sledeću krizu. Finkel piše:
„Ako novi klijenti svaki put prolaze kroz konfuzan proces uvođenja u saradnju, problem nije u tome što zaposleni nisu bili dovoljno pažljivi. Pažnja nije poslovni sistem. Potreban je jasan proces koji će mogućnost greške svesti na minimum“.
Isto važi za gotovo svaki segment poslovanja. Kada se odgovornost ne zna, kada ne postoje jasna pravila ili kada zaposleni svaki put moraju da pitaju kako nešto treba da urade, kompanija postaje zavisna od pojedinaca, a ne od procesa. Upravo tu nastaje razlika između kompanije koja neprestano rešava probleme i one koja ih sistematski sprečava.
Rešenje nije „u glavi“
Kada se pronađe dobro rešenje, ono ne bi smelo da ostane samo u nečijem iskustvu ili pamćenju. Dovoljno je napraviti jednostavnu kontrolnu listu, kratko uputstvo ili video koji će zaposlenima pokazati kako se određeni zadatak obavlja. Cilj nije stvaranje obimne dokumentacije, već uspostavljanje jasnog standarda koji će svako moći da prati.
„Što se kompanija manje oslanja na individualno pamćenje, a više na jasno definisane procedure, to su rezultati predvidljiviji i stabilniji.“, ističe Finkel.
Svaki proces mora imati vlasnika
Ni najbolji sistem neće opstati ako niko nije odgovoran za njegovo funkcionisanje, kaže ovaj stručnjak. Svaki poslovni proces treba da ima osobu koja prati da li se primenjuje, uočava gde dolazi do odstupanja i prilagođava ga kada se poslovanje promeni. U suprotnom, i najbolje osmišljene procedure vremenom prestaju da se primenjuju, a kompanija se vraća starim navikama.
Preduzetnici često veruju da je njihov najveći posao rešavanje problema. Međutim, dugoročno uspešne kompanije grade oni koji probleme pretvaraju u bolje sisteme. Kada se ista greška više ne ponavlja, ne štedi se samo vreme. Stvara se organizacija koja može da raste bez stalnog oslanjanja na vlasnika. U tome je razlika između biznisa koji svakodnevno gasi požare i kompanije koja ima dovoljno dobre procese da požari postanu izuzetak, a ne pravilo.
